Pay per page green: una prospettiva ‘green' nella gestione documentale

Quando si parla dell'impatto che le tecnologie hanno sull'ambiente, vengono spesso in mente i data center, tra i più grandi consumatori di energia di tutto il comparto IT. Il fatto che queste infrastrutture tecnologiche siano le prime a essere prese in considerazione, non significa che non ve ne siano altre a cui bisognerebbe dedicare la dovuta attenzione in un'ottica green. Le tecnologie a supporto della produzione e della gestione dei documenti rientrano senza dubbio tra queste. L'ottimizzazione del parco dei dispositivi per la riproduzione e la stampa dei documenti rappresenta un driver per la riduzione dei costi e l'efficienza, ma ha anche una valenza in relazione all'impatto ambientale. Tutti elementi tra loro interconnessi, dal momento che per esempio dispositivi ottimizzati dal punto di vista del consumo energetico portano sia a una riduzione dei costi che a un minore impatto ambientale. In particolare, l'impatto sull'ambiente del parco dei dispositivi per la riproduzione e la stampa dei documenti dipende da due fattori: • il consumo energetico necessario al loro funzionamento (senza dimenticare che i dispositivi consumano anche quando sono in standby e tale consumo può rappresentare fino al 6% dell'uso di energia elettrica in un edificio). A volte nelle imprese il parco dei dispositivi di stampa è composto da sistemi di vecchia generazione non ottimizzati dal punto di vista dei consumi ed è sovradimensionato rispetto alle reali esigenze (maggiore è il numero dei dispositivi, maggiore è l'energia necessaria). • il consumo di carta : per produrre la carta occorrono enormi quantità di acqua, di legno e di prodotti chimici (per esempio il cloro, solvente indispensabile per lo sbiancamento della carta, presenta un forte rischio di contaminazione delle acque). Alle materie prime si aggiunge il consumo di energia elettrica necessario al funzionamento di macchinari. In media per produrre una tonnellata di carta occorrono: 15 alberi, 440.000 litri d'acqua e 7.600 kw/h di energia elettrica. Il consumo energetico e il consumo di carta si traducono in emissioni di CO2. Il Green IT, dunque, non passa solo dal consolidamento o dalla virtualizzazione dei server o dei dispositivi di storage, ma anche dal parco dei dispositivi di riproduzione e di stampa, che può contribuire in maniera importante alla riduzione dell'impatto ambientale dei processi documentali. Vediamo in che modo. [tit:Risultati concreti e misurabili] Il minor impatto ambientale si ottiene grazie al Pay Per Page Green , un programma di innovazione e razionalizzazione tecnologica relativo ai processi di gestione e stampa del documento. Il progetto Pay Per Page Green parte con una fase di auditing in cui oltre al TCO (Total Cost of Ownership) della gestione documentale, viene analiticamente misurato e quantificato (dati alla mano…) l'impatto ambientale in termini di consumi energetici, utilizzo di carta ed emissioni di CO2. Raccolti questi dati, viene elaborato un progetto volto a minimizzare tale impatto. Questo progetto include: rinnovamento tecnologico, verifica periodica dei risultati e sensibilizzazione degli utenti nei confronti della tematica ambientale incoraggiando per esempio l'utilizzo del fronte-retro (che può comunque essere impostato di default sui dispositivi) e a stampare solo quando necessario. In particolare: • il minor consumo di energia elettrica che deriva da minor numero dei dispositivi installati e dalla maggior efficienza ‘ecologica' dei modelli propositi (in termini di consumi energetici in modalità ‘sleep' e ‘ready'). • il minor consumo di carta, dal momento che i dispositivi garantiscono la modalità di stampa fronte-retro (duplex) impostabile come default. Tutto questo si traduce in una minore produzione di CO2 e di conseguenza in un minore impatto ambientale. La funzionalità fronte-retro riduce il consumo di fogli e quindi l'emissione di anidride carbonica relativa alla produzione di carta. Anche la riduzione dei consumi di energia per il funzionamento dei dispositivi ha come conseguenza la diminuzione della produzione di CO2: per produrre una pagina occorrono mediamente KW 0,055 (le tonnellate di CO2 per KW/h sono 0,55). Anche i software per la gestione elettronica integrati all'interno dei dispositivi oppure a essi direttamente interfacciabili contribuiscono a ottimizzare il consumo di carta e a eliminare gli sprechi. Si pensi per esempio agli applicativi di workflow management – che consentono l'automazione dei processi documentali grazie alla dematerializzazione dei documenti – oppure alle soluzioni per l'archiviazione digitale e la conservazione sostitutiva che eliminano la necessitò di stampare il documento per conservarlo. Va da sé che non è possibile eliminare tutta la carta in circolazione, ma è possibile razionalizzarne l'utilizzo. Il green non è quindi solo una leva di marketing come era forse fino a qualche anno fa, ma un programma concreto che porta a risultati tangibili e chiaramente quantificabili. [tit:Tre prospettive complementari] Quella ambientale è solo una delle prospettive del Pay Per Page Green. Le altre due riguardano la riduzione dei costi e il miglioramento dell'efficienza organizzativa. • prospettiva economica : il Pay Per Page Green consente di monitorare i costi e di ridurli fino al 30% (su base storica) rispetto alla situazione di partenza. I fattori che rendono possibile la riduzione del TCO della gestione documentale sono: generazione del flusso di cassa (il parco dei dispositivi precedentemente installato è acquistato dal fornitore a valore di cespite); ottimizzazione dei dispositivi installati (per numero e caratteristiche); eliminazione degli sprechi di consumabili (vengono installati dispositivi con la stessa tipologia di materiale di consumo, mentre a volte capita che nelle aziende siano installati modelli differenti per cui vi sono sprechi di consumabili perché quelli acquistati per un dispositivo diventano inutilizzabili alla fine del ciclo di vita dello stesso); le spese possono essere monitorate per centro di costo; utilizzo ottimale del colore dando la possibilità di stampare a colori solo agli utenti che ne hanno necessità, oppure limitando il numero delle pagine che si possono produrre. • prospettiva sociale/organizzativa : il Pay Per Page Green include servizi e soluzioni che consentono di migliorare l'efficienza organizzativa, rispondendo alle esigenze non solo dell'azienda ma anche degli utenti. I dispositivi garantiscono velocità elevata, sono tutti connessi in rete, integrano funzionalità di gestione documentale (scan-to-email, scan-to-folder) che snelliscono e velocizzano i processi, possono essere interfacciati direttamente agli applicativi aziendali, rendono disponibili funzionalità per la stampa e copia sicure (garantendo che i documenti mantengano le caratteristiche di integrità, autenticità, riservatezza e confidenzialità), e integrano funzioni avanzate di finishing. Oltre che agli utenti, il Pay Per Page Green porta benefici anche al reparto IT, sollevandolo dagli oneri gestionali che ora sono a carico del fornitore. Le attività di gestione sono di solito piuttosto complesse anche a causa della pluralità dei fornitori e dei modelli presenti. Con Il Pay Per Page Green il fornitore è unico e si occupa di tutti gli oneri amministrativi e gestionali che risultano semplificati anche grazie alla possibilità di monitorare e gestire i dispositivi da remoto mediante software web-based. Le tre prospettive – economica, sociale/organizzativa e ambientale – sono da considerarsi distinte ma complementari per un progetto che sia in grado di portare innovazione nell'ambito della gestione dei documenti e delle informazioni in azienda. A questo link potete trovare maggiori informazioni

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